Wiki als Unternehmsgedächtnis

Wikis sind einfach zu bedienende Internetseiten, mit denen eine einzelne Person oder ein Team zentral Informationen verwalten kann. Wikiseiten eignen sich z.B. hervorragend um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder Listen zu pflegen. Es müssen keine Dateien mehr per E-Mail verschickt werden und alle Autoren arbeiten automatisch an der aktuellsten Version des Dokuments.
So kann man im Unternehmen Schritt für Schritt einen zentralen Informations- und Wissensspeicher aufbauen auf den man von jedem Ort aus zugreifen kann.
Die Informationen sind nicht in unzähligen Dokumenten auf verschiedenen Laufwerken verstreut, sondern zentral im Wiki abgelegt.

Dokumente und Informationen können durch Links sinnvoll miteinander verknüpft werden. Mit einer Volltextsuche kann man nach Schlagworten suchen. So findet man die angelegten Informationen schnell wieder.

Wie ein Wiki im Team funktioniert sieht man hier:

TiddlyWiki – Wiki zum ausprobieren

TiddlyWiki ist ein schlankes und zugleich mächtiges Werkzeug, das praktisch und einfach in der Handhabung ist.

Im Vergleich zur üblichen Wiki-Software besteht TiddlyWiki nur aus einer einzigen HTML-Datei und kommt ohne Installation, Webspace und Datenbank aus. Man speichert die Datei in einem Ordner auf seinem Rechner und kann sofort loslegen.

Wiki zum mitnehmen

Der große Vorteil: TiddlyWiki kann online und offline genutzt werden.

Um es unterwegs zu nutzen kopiert man den Ordner einfach auf einen USB Stick.

Will man es im Team nutzen verschiebt man den Wiki-Ordner einfach auf ein gemeinsam genutztes Laufwerk im Intranet.

Wer kein Intranet hat, kann das Internet nutzen. Dann kann man von jedem Internetanschluss aus auf die Daten im Wiki zugreifen. Dazu kopiert man den Wiki-Ordner einfach auf seinen Webspace. Sind die Informationen im Wiki nicht für die Öffentlichkeit bestimmt, sollte man TiddlyWiki mit einem Passwortschutz versehen.

Erste Schritte mit TiddlyWiki

Die deutsche Version kann man hier kostenlos herunterladen. Am besten legt man einen Ordner an und speichert die Datei dort ab.

Um eine neue Seite zu erstellen klickt man in der rechten Leiste auf “neuer Tiddler”:

Nun kann man Text und eine Überschrift einfügen:

In der unteren Zeile kann man den Artikel mit Schlagworten versehen. So findet man Informationen später besser wieder. Nachdem man auf „fertig“ geklickt hat, muss man noch in der rechten Leiste auf „speichern“ klicken.

Schreibt man einen neuen Artikel und möchte im Text auf einen bestehenden Artikel verlinken, kann man einen Wiki-Link setzen.

Dazu wird der Begriff einfach [[in eckige Klammern gesetzt]]. Existiert bereits ein Artikel mit dieser Überschrift, wird er automatisch verlinkt.

Wenn noch kein Artikel existiert kann man nach einem Klick auf den Wiki Link einen neuen Artikel zu dem Begriff erstellen.

Fazit:

Ich nutze das System nun schon seit einiger Zeit für mein persönliches Wissensmanagement. Notizen, Gedanken, Listen und Internetlinks landen im Wiki und werden mit den passenden Schlagworten versehen. So sind alle wichtigen Informationen an einem Ort gespeichert. Meine Erfahrung mit dem Tool sind positiv. Es ist einfach zu bedienen und übersichtlich.

Mein Tipp: einfach mal ausprobieren!

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Die offizielle TiddlyWiki-Homepage:
http://www.tiddlywiki.com/

Hier geht es zum Download der deutschen Version:
http://www.karadeniz.de/tiddlywiki

Eine kurze Einführung findet man hier:
http://pda-und-co.de/linux/2009/12/26/tiddlywiki-speichere-dein-wissen-teil-1/
http://pda-und-co.de/linux/2010/01/08/tiddlywiki-speichere-dein-wissen-teil-2/

Ein Handbuch gibt es hier:
http://www.tiddlywikihandbuch.de

Tipps zur Einführung eines Wikis im Unternehmen findet man im kostenlosen LERNET 2.0 Praxisleitfaden (Kapitel 3.4):

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Photo: cogdog

Er erläutert ausführlich das Web-2.0-Fachvokabular und bietet ganz konkrete Anleitungen, die Schritt für Schritt die Einführung von Blogs, Twitter, Mikroblogs, Wikis und Virtuellen Klassenräumen beschreiben. Der Leitfaden, der im Rahmen des BMWi-Projekts “LERNET 2.0″ entstand, steht allen Interessierten am Ende dieses Posts kostenlos zur Verfügung:

Der Leitfaden verschafft einen Überblick über die neuen Lerninstrumente des “Web 2.0″ und zeigt an praktischen Beispielen, wie sie sich in Ihrem Unternehmen einsetzen lassen. Praktiker geben Tipps zu den “Do´s and Don´ts”, die man bei der Einführung von E-Learning im Unternehmen beachten sollte. Für die Argumentation bei der Einführung werden die Vorteile bei der Nutzung von E-Learning 2.0-Werkzeugen beschrieben.

Gewonnen wurden diese Erkenntnisse im Projekt „LERNET 2.0“, das in den Jahren 2008 und 2009 vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert wurde. Projektträger ist das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR). Durchgeführt wurde das Projekt im Team vom Deutschen Netzwerk der E-Learning-Akteure e.V. (D-ELAN), MMB-Institut für Medien- und Kompetenzforschung und der centrestage GmbH – in enger Kooperation mit dem Netzwerk elektronischer Geschäftsverkehr (NEG).

Die im Leitfaden verwendeten Quellen, Zitate und weitere Materialien sind im Delicious-Quellenverzeichnis zusammengestellt.

Klarer Gewinner in diesem Jahr ist der Microblogging Dienst Twitter. Im Jahr 2007 noch auf Platz 43, im Folgejahr auf Platz 11 befindet sich Twitter nun auf Platz 1.

Die Sitewaerts GmbH mit Sitz in Karlsruhe berät und begleitet Organisationen, die E-Learning nutzen wollen.
Wir haben dem E-Learning Experten Frank Esch (Geschäftsführer der sitewaerts GmbH) vier Fragen zur Einführung von E-Learning gestellt:

Bitte geben Sie einem Bildungsverantwortlichen in einem KMU doch einmal drei gute Ratschläge, wie die Einführung von E-Learning in seinem Unternehmen gelingt.

Der erste Schritt ist die Entwicklung einer E-Learning-Strategie, die in die bestehenden Personalentwicklungsmaßnahmen integriert und „von oben“ gefördert werden muss. Wichtigste Fragestellung: Welche Zielgruppen besitzen welches Vorwissen und sollen zukünftig welche Kompetenzen erlangen? Im Rahmen einer Pilotierungsphase werden dann geeignete Methoden und Maßnahmen ausgewählt, die idealerweise arbeitsbegleitendes Lernen ermöglichen.  Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Erfolgsmessung notwendig. Z.B. kann aus den Lernerfolgen der Mitarbeiter permanent der zukünftige Weiterbildungsbedarf ermittelt sowie die bestehenden Maßnahmen optimiert und bedarfsgerecht ausgebaut werden.

Und was muss er machen, damit die Einführung auf jeden Fall schief geht?

Ein häufiger Fehler ist der Glaube daran, dass E-Learning-Systeme und Werkzeuge das Problem der Wissensverbreitung im Unternehmen von alleine lösen. Aber dieTechnologie ist nur Mittel zum Zweck – weniger bringt meist mehr. Nicht selten werden schon zur Einführung umfangreiche und teure Content-Strecken produziert und unvorbereitete Lerner damit bombardiert – meist in Verbindung mit einer unnötig funktionsüberladenden Lernplattform. Der Kompetenzaufbau bei den Mitarbeitern tendiert gegen Null, nur die Kosten entwickeln sich prächtig. Daher empfehlen wir: Klein anfangen! Und: E-Learning ist Selbstlernen. Ohne Integration in bestehende Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und ohne ein nachhaltiges Gesamtkonzept geht die Einführung definitiv schief.

Wie soll er Ihrer Meinung nach seine Mitarbeiter überzeugen, dass E-Learning für das Lernen im Unternehmen sinnvoll ist?

E-Learning als Ergänzung zu den bestehenden Weiterbildungsmaßnahmen bringt den Mitarbeitern und dem Unternehmen nur Vorteile. Mit Hilfe von E-Learning kann der jederzeitige Zugriff auf das Unternehmenswissen realisiert werden. Der Mitarbeiter kann dadurch seine tägliche Arbeit schneller und einfacher erledigen und leistet damit einen Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Wie würden Sie E-Learning einem Chef erklären?

Nutzung neuer Medien für eine bedarfsgerechte Wissensvermittlung und effiziente Verbreitung von Wissen im Unternehmen als Ergänzung oder Alternative zu klassischen Schulungsmaßnahmen. Der Einsatz von E-Learning ermöglicht zudem die Optimierung und Steuerung von Aus-und Weiterbildungsaktivitäten und sichert damit den Unternehmenserfolg.

Wer mehr über erfolgreiches E-Learning im Unternehmen erfahren möchte, der ist herzlich zur Abschlussveranstaltung unserer bundesweiten LERNET-Roadshow in Berlin eingeladen. Dort präsentieren verschiedene Experten Konzepte und Best-Practice Beispiele.

Nach der Implementierung unseres Lernetblog war ein Wiki erst einmal nicht geplant. Vielmehr hat es sich im weiteren Projektverlauf als naheliegende Lösung ergeben,

um vorhandene Informationen und die Dokumentation aus der E-Learning-Roadshow zu bündeln. Genutzt haben wir ein Wiki intern bereits vor einer öffentlichen Version. In erster Linie, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten und Konzepte zu erstellen. Auch die Struktur des Lernetwiki ist so entstanden. Dafür ist ein Wiki ja ein mittlerweile bewährtes Instrument. Überarbeitete Versionen bleiben erhalten und Veränderungen sind einfach nachvollziehbar. Zudem lassen sich projektinterne Abläufe, bei uns z.B. die Redaktion und Administration des Blogs, gut abbilden und dokumentieren und sind dann für jeden abrufbar. Das war auch der Anstoß dafür, ein öffentliches Wiki, das Lernetwiki, aufzusetzen.

Zum einen wollen wir damit Grundlageninformationen über E-Learning zugänglich machen. Nicht selbst neu schreiben, sondern vorliegende Quellen und Texte bündeln.

Zentrales Anliegen aber ist die Dokumentation der E-Learning Best Practice Beispiele aus der Roadshow. Zwar stellen wir in einem kurzen Nachbericht Beispiele und Beteiligte im Blog vor, im Wiki aber können wir ausgewählte Fallbeispiele in anderer Detailtiefe aufbereiten. Das gibt uns die Möglichkeit interessierten KMU – der Hauptzielgruppe in unserem Projekt – auch außerhalb der Veranstaltungen gute Lösungsbeispiele vorzustellen. Diesen Bereich wollen wir ausweiten und E-Learning-Anbieter einbinden, die dann eigene erfolgreiche Projektbeispiele einbringen können.

Um andere an dieser Dokumentation zu beteiligen ist ein Wiki aus unserer Sicht der beste Weg. Nutzer haben die Möglichkeit, vorhandene Inhalte zu aktualisieren oder eigene Inhalte einzustellen. Durch die kollaborative Erstellung der Fallbeispiele möchten wir zudem zu einer weiteren Vernetzung der Akteure beitragen. Die Nutzung des Wiki im Projekt soll darüber hinaus wieder Beispiel sein für KMU, für deren Einsatzmöglichkeiten im eigenen Unternehmen.

Da wir gerade erst mit dem Wiki online gegangen sind, kann ich an dieser Stelle noch nicht über unsere Erfahrungen damit berichten. Ich bin sehr gespannt, ob es uns gelingt, Beteiligte an Roadshow, aus dem D-ELAN und den LERNET-Projekten einzubinden.

In diesem Artikel geht es nun um eine Gegenüberstellung der Wiki- und Email-Kommunikation bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Durch den Einsatz eines Wikis ergibt sich dabei eine Reihe ganz praktischer Vorteile.

Zu diesem Vergleich hat mich eine Darstellung inspiriert, die ich im Weblog von Don Tapscott gefunden habe.

Dokumente per Email versenden. Ein praktikabler Weg?

Eines der am häufigsten eingesetzten Kommunikationsmittel in Unternehmen ist die Email. Emails sind praktisch, z.B. lassen sich mehrere ausgewählte Empfänger direkt adressieren. Die Mitarbeiter müssen sich Informationen nicht holen, sondern bekommen sie per Mail direkt in ihr Postfach geliefert. Der Umgang mit Emails gehört heute für viele Menschen schon zum Arbeitsalltag und bereitet den meisten Mitarbeitern keine Schwierigkeiten mehr.
Deshalb werden Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden sollen häufig per Email an die relevanten Empfänger geschickt. Gerade in kleineren Unternehmen, die sich keine kostspieligen Dokumenten-Managementsysteme leisten wollen ist dies gängig.

Was passiert eigentlich mit einem Dokument das per Email an mehrere Empfänger versendet wird?

Verschickt man ein Dokument per Email an mehrere Empfänger, werden aus einem Dokument (mit einem Klick auf “Senden”) mehrere Dokumente.
Das klingt zwar trivial, führt aber zu einer Reihe von Schwierigkeiten. Denn im Anschluss arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Dateien.

Sobald die Empfänger ihr Dokument zu bearbeiten ist der Inhalt „des Dokuments“ über mehrere Dateien verteilt und es kursieren mehrere Versionen des Dokuments.

Das kann zu folgenden Schwierigkeiten führen:

• Durch die Mehrfachbearbeitung von Inhalten entsteht ein unnötiger Mehraufwand. Denn der Bearbeiter kennt die Änderungen der Anderen nicht.

• Inhalte passen nicht mehr zueinander oder widersprechen sich sogar, weil den „Bearbeitern“ der Gesamtüberblick fehlt.

Die einzelnen Dokumente müssen im Anschluss wieder zu einem Dokument zusammengeführt werden. Je mehr die einzelnen Versionen voneinander abweichen, desto mühsamer wird das zusammenführen.

Halten sich die “Bearbeiter” des Dokuments über die Änderungen gegenseitig auf dem laufenden, führt dies zu einem enormen Aufwand an Email-Kommunikation. Der Posteingang überstrapaziert und man verliert schnell den Überblick. “Was war noch gleich die letzte Version?”

Der effektive Weg: Dokumentenbearbeitung im Wiki

Die oben benannten Schwierigkeiten treten beim Einsatz eines Wikis gar nicht erst auf.

Denn:

• Ein Wiki ist im Internet oder im firmeneigenen Intranet für alle Bearbeiter erreichbar. Dadurch wird das Versenden einzelner Dateien überflüssig.

• In einem Wiki befindet sich nur ein Dokument, das von mehreren Autoren gelesen und bearbeitet werden kann. Jede Änderung wird sofort für alle sichtbar.

• Weil es nur noch ein einziges Dokument gibt, müssen auch keine unterschiedlichen Versionen zusammengeführt werden.

Das reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand und erleichtert die Zusammenarbeit, egal wie viele Personen das Dokument bearbeiten.

Wie man Dokumente in einem Wiki bearbeit

Und so sieht eine Wiki-Seite aus:

Durch einen Klick auf “Seite Bearbeiten” können die Inhalte direkt geändert werden.

Wie man sich über den Inhalt eines Dokuments verständigt

In einem Wiki existiert zu jedem Dokument eine eigene Diskussionsseite. Durch einen Klick auf „Diskussion“ gelangt man dort hin. Hier können sich Autoren über den Inhalt des Dokuments verständigen.

Die Diskussion zum jeweiligen Dokument (Bitte auf die Abbildung klicken)

Wie man Änderungen verfolgt

Zudem verfügen Wikis über ein integriertes Versionsmanagement. Durch einen Blick in die Versionsgeschichte eines Dokuments lassen sich Änderungen am Dokument einfach nachverfolgen. Durch wenige Klicks lassen sich Änderungen am Dokument rückgängig machen und ältere Versionen eines Dokuments widerherstellen.

Die Versionsgeschichte Dokumentiert die Änderungen (Bitte auf die Abbildung klicken)

Fazit:
Schwierigkeiten die bei der Versendung von Dokumenten per Email entstehen treten beim Einsatz eines Wikis gar nicht erst auf. Der Einsatz eines Wikis reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand und vereinfacht die Zusammenarbeit. So kann man Zeit und Energie sparen, die man an anderer Stelle wieder einsetzen kann. Zum Beispiel bei der Gestaltung der Dokumenteninhalte.

Bildquellen: Kables, Wikinomics-Blog

Live Session heißt, man nimmt via PC und Telefon an einer moderierten Online-Veranstaltung teil. So kann man live einer Präsentation folgen, an kurzen Umfragen teilnehmen und mit den anderen Teilnehmern diskutieren. Die Benutzeroberfläche des verwendeten Systems ist einfach zu bedienen. Die Zugangsvoraussetzungen für die Teilnahme an einer Online-Veranstaltung sind gering. Nach Anmeldung erhält man den Link zu einer Testseite und kann so vorab schon einmal prüfen, ob die Konfiguration des eigenen PCs passt. Kurz vor dem jeweiligen Termin folgen dann die Zugangsdaten für die Live-Session und die Telefonkonferenz.

Neben dem beschriebenen Verfahren könnten aus Unternehmenssicht zwei der nächsten Themen in der regelmäßig stattfindenden Live-Conference-Reihe besonders interessant sein:

Am 18. September 2008 (16:00-17:00 Uhr) geht es um die Frage „Web 2.0 – was bedeutet das für das Lernen in Unternehmen?” Dabei wird u.a. diskutiert, wie betriebliches Lernen in Arbeitsprozesse integriert werden kann. Dazu gibt es Erfahrungsberichte und Anwendungsbeispiele aus der Unternehmenspraxis. Als Gastreferent dabei sein wird Jochen Robes, der Betreiber des Weiterbildungsblogs.

Vier Woche später gibt es am 16. Oktober 2008 (16:00-17:00 Uhr) für E-Learning Einsteiger die Möglichkeit, sich grundlegend über das Thema zu informieren. Titel dieser Veranstaltung: „E-Learning for absolute beginners.“

Die Teilnahme ist jeweils kostenlos.

Im Rapid E-Learning Blog ging es vor kurzem um die Erstellung von E-Learning Kursen mit Power Point. Was man dabei beachten- und lieber vermeiden sollte, beschreibt Tom Kuhlmann in „Change Your Presentation Template to an E-Learning Template“.

Um den Lerner nicht mit einer unnötigen Flut von Informationen zu konfrontieren ist es hilfreich zu erfahren, welches Wissen der Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit wirklich benötigt. In “Be an E-Learning Action Hero” stellt Cathy Moore das Action Mapping-Verfahren vor. Diese Methode soll helfen, das handlungsrelevante Wissen zu identifizieren um dem Mitarbeiter die richtigen Lerninhalte zur Verfügung stellen zu können.

E-Learning mit Power Point

E-Learning Kurse zu erstellen kann ganz einfach sein. Statt auf komplexe Autorentools zurückzugreifen deren Anwendung eine gewisse Einarbeitungszeit mit sich bringt, kann man interaktive E-Learning Kurse auch mit Power Point erstellen. Sogenannte Rapid E-Learning Werkzeuge integrieren sich nahtlos in Power Point, so dass in der gewohnten Power Point Umgebung E-Learning Kurse erstellt werden können.

Ist die Erstellung eines E-Learning Kurses mit herkömmlichen Werkzeugen häufig eine aufwändige Angelegenheit die dementsprechende Kosten verursacht, so ist die Umsetzung mit Power Point hingegen schnell und kostengünstig zu realisieren. Denn hier ist auch der Nicht-Programmierer in der Lage, multimediale und interaktive E-Learning Inhalte zu erstellen.

Gute Tipps zur Erstellung von E-Learning Kursen mit Power Point gibt es in dem Blogbeitrag „Change Your Presentation Template to an E-Learning Template“ von Tom Kuhlmann. Ich möchte hier einige Kernaussagen des Beitrags zusammenfassen:

1) Da E-Learning Kurse keine Power Point Präsentationen sind, sollte man sich so weit wie möglich von der gewohnten Praxis der Inhaltserstellung lösen.

Dabei können folgende Tipps hilfreich sein:

• Am besten mit einer leeren Folie beginnen
• Power Point als Freiform Werkzeug nutzen
• Keine Aufzählungszeichen mit Text (Bullet Points) einsetzen

2) Wie wird man den Designvorgaben meines Unternehmens gerecht und bereite die Lerninhalte optimal auf?

• Man sollte sich für E-Learning so weit wie möglich von der Unternehmespräsentation lösen
• Bei internen Schulungen kann das Branding der Firma ruhig in den Hintergrund treten

Einige Beispiele für Designs, die genug Platz für die E-Learning Inhalte bieten, aber auch das Branding des Unternehmens berücksichtigen zeigt der Autor hier.

Interessant ist der Hinweis des Autors, dass ein zu starkes Branding bei der internen Kommunikation auch kontraproduktiv sein kann. Dadurch bestehe nämlich die Gefahr, so Kuhlmann, das man den „Kult in eine Kultur“ trägt.

Projektdesign mit „Action Mapping“

Im Kontext des betrieblichen Lernens kann es passieren, dass Lerner mit einem Wust von Informationen konfrontiert wird, von denen er nur einen Bruchteil zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Es besteht die Gefahr, dass eine wahre Informationsflut den Lerner überfordert.

Die Methode des “Action Mapping” soll hier Abhilfe schaffen. Durch das Verfahren können die relevanten Informationen identifiziert werden, so dass man dem Mitarbeiter nur die Informationen zur Verfügung stellt die er in der Praxis auch wirklich benötigt.

“The ‘Action Mapping’ Process:

1. Identify the business goal
2. identify what people need to do to reach the goal
3. design activities that help people practice each behavior
4. identify the minimum information people need to complete each activity” (Moore).