In diesem Artikel geht es nun um eine Gegenüberstellung der Wiki- und Email-Kommunikation bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Durch den Einsatz eines Wikis ergibt sich dabei eine Reihe ganz praktischer Vorteile.

Zu diesem Vergleich hat mich eine Darstellung inspiriert, die ich im Weblog von Don Tapscott gefunden habe.

Dokumente per Email versenden. Ein praktikabler Weg?

Eines der am häufigsten eingesetzten Kommunikationsmittel in Unternehmen ist die Email. Emails sind praktisch, z.B. lassen sich mehrere ausgewählte Empfänger direkt adressieren. Die Mitarbeiter müssen sich Informationen nicht holen, sondern bekommen sie per Mail direkt in ihr Postfach geliefert. Der Umgang mit Emails gehört heute für viele Menschen schon zum Arbeitsalltag und bereitet den meisten Mitarbeitern keine Schwierigkeiten mehr.
Deshalb werden Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden sollen häufig per Email an die relevanten Empfänger geschickt. Gerade in kleineren Unternehmen, die sich keine kostspieligen Dokumenten-Managementsysteme leisten wollen ist dies gängig.

Was passiert eigentlich mit einem Dokument das per Email an mehrere Empfänger versendet wird?

Verschickt man ein Dokument per Email an mehrere Empfänger, werden aus einem Dokument (mit einem Klick auf “Senden”) mehrere Dokumente.
Das klingt zwar trivial, führt aber zu einer Reihe von Schwierigkeiten. Denn im Anschluss arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Dateien.

Sobald die Empfänger ihr Dokument zu bearbeiten ist der Inhalt „des Dokuments“ über mehrere Dateien verteilt und es kursieren mehrere Versionen des Dokuments.

Das kann zu folgenden Schwierigkeiten führen:

• Durch die Mehrfachbearbeitung von Inhalten entsteht ein unnötiger Mehraufwand. Denn der Bearbeiter kennt die Änderungen der Anderen nicht.

• Inhalte passen nicht mehr zueinander oder widersprechen sich sogar, weil den „Bearbeitern“ der Gesamtüberblick fehlt.

Die einzelnen Dokumente müssen im Anschluss wieder zu einem Dokument zusammengeführt werden. Je mehr die einzelnen Versionen voneinander abweichen, desto mühsamer wird das zusammenführen.

Halten sich die “Bearbeiter” des Dokuments über die Änderungen gegenseitig auf dem laufenden, führt dies zu einem enormen Aufwand an Email-Kommunikation. Der Posteingang überstrapaziert und man verliert schnell den Überblick. “Was war noch gleich die letzte Version?”

Der effektive Weg: Dokumentenbearbeitung im Wiki

Die oben benannten Schwierigkeiten treten beim Einsatz eines Wikis gar nicht erst auf.

Denn:

• Ein Wiki ist im Internet oder im firmeneigenen Intranet für alle Bearbeiter erreichbar. Dadurch wird das Versenden einzelner Dateien überflüssig.

• In einem Wiki befindet sich nur ein Dokument, das von mehreren Autoren gelesen und bearbeitet werden kann. Jede Änderung wird sofort für alle sichtbar.

• Weil es nur noch ein einziges Dokument gibt, müssen auch keine unterschiedlichen Versionen zusammengeführt werden.

Das reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand und erleichtert die Zusammenarbeit, egal wie viele Personen das Dokument bearbeiten.

Wie man Dokumente in einem Wiki bearbeit

Und so sieht eine Wiki-Seite aus:

Durch einen Klick auf “Seite Bearbeiten” können die Inhalte direkt geändert werden.

Wie man sich über den Inhalt eines Dokuments verständigt

In einem Wiki existiert zu jedem Dokument eine eigene Diskussionsseite. Durch einen Klick auf „Diskussion“ gelangt man dort hin. Hier können sich Autoren über den Inhalt des Dokuments verständigen.

Die Diskussion zum jeweiligen Dokument (Bitte auf die Abbildung klicken)

Wie man Änderungen verfolgt

Zudem verfügen Wikis über ein integriertes Versionsmanagement. Durch einen Blick in die Versionsgeschichte eines Dokuments lassen sich Änderungen am Dokument einfach nachverfolgen. Durch wenige Klicks lassen sich Änderungen am Dokument rückgängig machen und ältere Versionen eines Dokuments widerherstellen.

Die Versionsgeschichte Dokumentiert die Änderungen (Bitte auf die Abbildung klicken)

Fazit:
Schwierigkeiten die bei der Versendung von Dokumenten per Email entstehen treten beim Einsatz eines Wikis gar nicht erst auf. Der Einsatz eines Wikis reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand und vereinfacht die Zusammenarbeit. So kann man Zeit und Energie sparen, die man an anderer Stelle wieder einsetzen kann. Zum Beispiel bei der Gestaltung der Dokumenteninhalte.

Bildquellen: Kables, Wikinomics-Blog

Was Twitter ist, wie Twitter funktioniert und wie Sie selbst Twitter für sich nutzen können, finden Sie in Wikipedia beschrieben.

Wir werden für Sie im LERNET Twitter dann berichten, wenn es mal schnell gehen soll, also von unterwegs, von einer Messe oder Veranstaltung, von der Roadshow oder D-ELAN vor Ort, wenn wir für einen längeren Beitrag keine Zeit haben, wenn eine kurze Nachricht ausreicht, um alles zu sagen. Alles, was wir im LERNET Twitter veröffentlichen, erscheint dann nach kurzer Zeit auch im LERNET Blog unter “Kurz und Knapp”.

Wie ist der LERNET Twitter im Blog eingebunden?

Wir haben Twitter über das WordPress Plugin Twitter Tools eingebunden. Dieses Plugin lädt die Tweets, also die Posts oder Kurzbeiträge aus Twitter in die WordPress-Datenbank.

Das hat folgende Vorteile gegenüber der Einbindung des Twitter Widgets:

• Die Tweets können nachträglich noch verändert werden.
• Es fallen die Ladezeiten weg.
• Es sind immer Tweets für die Anzeige da, was nicht der Fall ist, wenn die Twittersite einen sehr hohen Traffic hat.
• Die Links aus Twitter sind aktiv.

Das Vorschaufenster unserer “Empfehlungen” sehen Sie im folgenden Screenshot.

Sie können die snap shots-Anzeige auch ausschalten. Dazu müssen Sie mit der Maus auf das “Zahnrad-Symbol” oben rechts im Vorschaufenster gehen und auf “Deaktivieren” klicken.

Deaktivieren können Sie die aktuelle Website oder auch generell alle Websites, die über snap shots verfügen.

Wenn Sie snap shots wieder aktivieren möchten, müssen Sie das entsprechende Cookie löschen.

Aus unserer Sicht interessante und relevante Beiträge, die vor allem unser Thema E-Learning und Wissensmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) adressieren, wollen wir weiterempfehlen. Diese Beiträge werden direkt aus dem Reader auf der Seitenleiste unter “Empfehlungen” veröffentlicht. Dort können Sie den kompletten Beitrag lesen, wenn Sie dem Link “Erfahren Sie mehr” folgen.

Was umfasst der Service unter “Themen in der Diskussion”?

Wir haben im Internet recherchiert, welche deutschsprachigen bzw. internationalen Experten aus der Bildungsszene eigene Blogs oder Websites besitzen, in denen sie über aktuelle Ereignisse berichten und zur Diskussion anregen. Blogs und Websites, die uns besonders angesprochen haben und deren Inhalte wir auch gerne weitertragen möchten, haben wir hier zusammengestellt.

Über die Anwendung grazr.com -grazr ermöglicht das Mischen und Syndizieren von Feeds zu einer eigenen Anwendung (Widget)- haben wir dann eine Liste deutschsprachiger bzw. internationaler Blogs zusammengestellt und daraus eigene Anwendungen (Widgets) generiert. Diese Widgets haben wir hier direkt in die Seiten des Blogs eingebunden:

• Blogs deutschsprachiger Bildungsexperten finden Sie unter der Kategorie “Deutschsprachig”. Blogbeiträge können auch mal englische Texte enthalten.
• Blogs internationaler Bildungsexperten finden Sie unter der Kategorie “International”.

Websites von Bildungsexperten, die wir zwar gut finden, aber keine RSS-Feeds besitzen, können wir in diesem Services leider aus technischen Gründen nicht berücksichtigen.

Wie können Sie den Service unter “Deutschsprachig ” bzw. “International” nutzen?

Sie können die Inhalte direkt auf der Seite im Widget lesen oder über den entsprechenden Outbound-Link auf den jeweiligen Blogbeitrag navigieren. Videos oder Audioanwendungen können nicht im Widget genutzt werden. Dazu müssen Sie über den Link in den Blogbeitrag gehen.

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