Wiki ist effektiver als Email

Foto von KablesIn meinem letzten Beitrag “Wikis im Unternehmen einsetzen” habe ich die grundlegende Funktionsweise eines Wikis erklärt und Beispiele für den Einsatz im Unternehmen gegeben. Mit der Hilfe einer Wiki-Software lässt sich der Informationsaustausch im Unternehmen einfach und effizient organisieren. Den Mitarbeitern können so wichtige Informationen zentral zur Verfügung gestellt werden.

In diesem Artikel geht es nun um eine Gegenüberstellung der Wiki- und Email-Kommunikation bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Durch den Einsatz eines Wikis ergibt sich dabei eine Reihe ganz praktischer Vorteile.

Zu diesem Vergleich hat mich eine Darstellung inspiriert, die ich im Weblog von Don Tapscott gefunden habe.


Dokumente per Email versenden. Ein praktikabler Weg?

Eines der am häufigsten eingesetzten Kommunikationsmittel in Unternehmen ist die Email. Emails sind praktisch, z.B. lassen sich mehrere ausgewählte Empfänger direkt adressieren. Die Mitarbeiter müssen sich Informationen nicht holen, sondern bekommen sie per Mail direkt in ihr Postfach geliefert. Der Umgang mit Emails gehört heute für viele Menschen schon zum Arbeitsalltag und bereitet den meisten Mitarbeitern keine Schwierigkeiten mehr.
Deshalb werden Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden sollen häufig per Email an die relevanten Empfänger geschickt. Gerade in kleineren Unternehmen, die sich keine kostspieligen Dokumenten-Managementsysteme leisten wollen ist dies gängig.

Was passiert eigentlich mit einem Dokument das per Email an mehrere Empfänger versendet wird?

Dokumente die man per Mail versendet werden dupliziert

Verschickt man ein Dokument per Email an mehrere Empfänger, werden aus einem Dokument (mit einem Klick auf “Senden”) mehrere Dokumente.
Das klingt zwar trivial, führt aber zu einer Reihe von Schwierigkeiten. Denn im Anschluss arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Dateien.

Sobald die Empfänger ihr Dokument zu bearbeiten ist der Inhalt „des Dokuments“ über mehrere Dateien verteilt und es kursieren mehrere Versionen des Dokuments.

Das kann zu folgenden Schwierigkeiten führen:

  • Durch die Mehrfachbearbeitung von Inhalten entsteht ein unnötiger Mehraufwand. Denn der Bearbeiter kennt die Änderungen der Anderen nicht.
  • Inhalte passen nicht mehr zueinander oder widersprechen sich sogar, weil den „Bearbeitern“ der Gesamtüberblick fehlt.

Die einzelnen Dokumente müssen im Anschluss wieder zu einem Dokument zusammengeführt werden. Je mehr die einzelnen Versionen voneinander abweichen, desto mühsamer wird das zusammenführen.

Die verschiedenen Versionen müssen im Anschluss wieder zusammengeführt werden

Halten sich die “Bearbeiter” des Dokuments über die Änderungen gegenseitig auf dem laufenden, führt dies zu einem enormen Aufwand an Email-Kommunikation. Der Posteingang überstrapaziert und man verliert schnell den Überblick. “Was war noch gleich die letzte Version?”

Email- und Wiki-Kommunikation bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument

Der effektive Weg: Dokumentenbearbeitung im Wiki

Die oben benannten Schwierigkeiten treten beim Einsatz eines Wikis gar nicht erst auf.

Denn:

  • Ein Wiki ist im Internet oder im firmeneigenen Intranet für alle Bearbeiter erreichbar. Dadurch wird das Versenden einzelner Dateien überflüssig.
  • In einem Wiki befindet sich nur ein Dokument, das von mehreren Autoren gelesen und bearbeitet werden kann. Jede Änderung wird sofort für alle sichtbar.
  • Weil es nur noch ein einziges Dokument gibt, müssen auch keine unterschiedlichen Versionen zusammengeführt werden.

Das reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand und erleichtert die Zusammenarbeit, egal wie viele Personen das Dokument bearbeiten.

Wie man Dokumente in einem Wiki bearbeit

Und so sieht eine Wiki-Seite aus:

Durch einen Klick auf “Seite Bearbeiten” können die Inhalte direkt geändert werden.

Wie man sich über den Inhalt eines Dokuments verständigt

In einem Wiki existiert zu jedem Dokument eine eigene Diskussionsseite. Durch einen Klick auf „Diskussion“ gelangt man dort hin. Hier können sich Autoren über den Inhalt des Dokuments verständigen.

Diskussion zu dem jeweiligen Dokument

Die Diskussion zum jeweiligen Dokument (Bitte auf die Abbildung klicken)

Wie man Änderungen verfolgt

Zudem verfügen Wikis über ein integriertes Versionsmanagement. Durch einen Blick in die Versionsgeschichte eines Dokuments lassen sich Änderungen am Dokument einfach nachverfolgen. Durch wenige Klicks lassen sich Änderungen am Dokument rückgängig machen und ältere Versionen eines Dokuments widerherstellen.

Die Versionsgeschichte eines Dokuments dokumentiert alle Änderungen

Die Versionsgeschichte Dokumentiert die Änderungen (Bitte auf die Abbildung klicken)

Fazit:
Schwierigkeiten die bei der Versendung von Dokumenten per Email entstehen treten beim Einsatz eines Wikis gar nicht erst auf. Der Einsatz eines Wikis reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand und vereinfacht die Zusammenarbeit. So kann man Zeit und Energie sparen, die man an anderer Stelle wieder einsetzen kann. Zum Beispiel bei der Gestaltung der Dokumenteninhalte.

Bildquellen: Kables, Wikinomics-Blog

Ein Trackback

  1. [...] Zeit habe ich hier im Blog schon etwas zu Einsatz von Wikis im Unternehmen geschrieben und habe hier einmal die Kommunikation via E-Mail und Wiki einander gegenübergestellt. Heute stelle ich eine [...]

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